Leistungen | Zeiterfassung

Virtuelles Personalbüro
Web Self-Service

Wozu braucht man ein Virtuelles Personalbüro?

In allen Bereichen gilt heute die gleiche Vorgabe: Arbeitszeit soll möglichst effektiv genutzt und unproduktive Tätigkeiten auf ein Minimum reduziert werden. Bei herkömmlicher Personalorganisation bleibt dennoch tagtäglich unnötig viel Zeit und Geld „liegen“ – nicht nur im Personalbüro, sondern bei jedem einzelnen Mitarbeiter.

AIDA Web Selfservice unterstützt Sie deshalb mit einer Vielzahl innovativer Funktionen zur effektiven Abwicklung zahlreicher personalbezogener Abläufe.

Vorteile unserer Lösung

Schluss mit der Zettelwirtschaft! Sparen Sie Papier- und Druckkosten und tun Sie gleichzeitig etwas für die Umwelt!
Die automatische oder manuelle Umleitung zum Stellvertreter macht es möglich!
Diese Wertschätzung führt zu höherer Zufriedenheit Ihres wichtigsten Gutes – Ihrer Mitarbeiter!
kürzere Bearbeitungszeiten
Keine Wege- und Wartezeiten mehr!
Nachfragen in der Personalabteilung oder beim Chef entfallen.
Der Status ihrer Anträge ist jederzeit bekannt.
komplett papierfreier Workflow
Das Personalbüro wird von der Antragsflut verschont, erspart sich Nachfragen bei den Mitarbeitern und viele administrative Routineaufgaben.

Anträge „versauern“ nicht beim Chef während dessen Abwesenheit.
Ihre Mitarbeiter sind stets gut informiert und die im Unternehmen geführten Konten sind für sie transparent.
Strukturierte Eingabemasken machen das Antragswesen zum Kinderspiel.
Entlastung des Personalbüros
Der Mitarbeiter kann sich jederzeit informieren.
Transparenz und Mitarbeiterzufriedenheit
Fehlerminimierung
Zeiteinsparung
Unleserliche Stundenzettel und Anträge gehören der Vergangenheit an.

AIDA Web Selfservice – Was ist das?

AIDA Web Selfservice ist ein Zusatzmodul für die AIDA Zeiterfassungs-/ Zeitwirtschaftslösung, auf das die Mitarbeiter direkt von ihrem PC-Arbeitsplatz aus per Web-Browser zugreifen können. Nach der Anmeldung (per Passwort) stehen den Mitarbeitern in Menüs zahlreiche Funktionen zur Verfügung – vom Einblick in die eigenen Zeitkonten bis zu direkten Buchungsmöglichkeiten. Unsere Webanwendung ist modular aufgebaut und individuell anpassbar. Die Freigabe der Funktionen erfolgt für jeden Mitarbeiter individuell, d.h. jeder Mitarbeiter sieht nur das und darf nur das, was Sie ihm erlauben.

Selbst- und Abteilungsauskunft

Die Selbst- und Abteilungsauskunft ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, sich nach Anmeldung eigenständig zu informieren. So kann der Mitarbeiter in Abhängigkeit flexibel definierbarer Rechte seine Arbeitszeitjournale einsehen, sich im persönlichen Kalender über beantragte oder schon genehmigte Fehltage wie Urlaub, Dienstreisen etc. informieren, seine Zeitkonten abrufen u.v.a.m. Gruppen- oder Abteilungsleiter können für ihre Mitarbeiter ebenfalls diese Daten abrufen, das Informationstableau mit dem Status der Mitarbeiter (wer ist an- oder abwesend, in der Pause oder auf Dienstgang, optional auch Zusatzdaten wie Durchwahl oder laufender Auftrag) oder z.B. abteilungsbezogene Auswertungen aufrufen.

Workflow

Haben Sie sich nicht schon immer gewünscht, die Papierflut im Zusammenhang mit Anträgen aller Art einzudämmen bzw. ganz abzuschaffen? Es gibt bei Ihnen ein Formular für Urlaubsanträge, für die Beantragung von Dienstreisen, Zettel mit vergessenen Buchungen, Stundennachweise etc.? Dann ist der AIDA Workflow genau das Richtige für Sie! Anhand der Stammdaten können Sie automatisch ein Webdiagramm als Abbild Ihrer Organisationsstruktur erstellen, Vorgesetzte und Stellvertreter definieren, für jeden Geschäftsprozess einen individuellen ein- oder mehrstufigen Workflow definieren, Stabsstellen und Sekretariate definieren und Mitarbeiter zuordnen. Ihre Mitarbeiter stellen die Anträge ab sofort im Webbrowser, werden über den Status Ihrer Anträge informiert und bei Genehmigung werden verschiedene Aktionen automatisch ausgeführt, wie z.B. Zeitkorrekturen verbucht, der genehmigte Urlaub vom Urlaubskonto abgezogen und im Kalender eingetragen. Für jede Aktion kann eine Email-Benachrichtigung ausgelöst werden.

Buchen

Über unser virtuelles Terminal ist es möglich, verschiedene Zeitbuchungen auch ohne Zeiterfassungsterminal direkt am PC auszuführen. Dazu gehören die klassischen Buchungsarten wie Kommen, Gehen, Pause oder Dienstgang. Ebenso können Kostenstellenwechsel gebucht werden oder Auftrags-Beginn bzw. -Ende. Für Fertigungsbetriebe mit Mehrmaschinenbedienung können mehrere Aufträge parallel begonnen bzw. beendet werden. Mit den entsprechenden Rechten ist aber auch eine nachträgliche Verteilung der Anwesenheitszeit auf Aufträge bzw. Projekte möglich.