AIDA Leistungserfassung für Bauhöfe und Stadtwerke
Bauhof, Baubetriebshof, Stadtwerke und Zweckverbände sind verpflichtet, ihre Arbeitsaufwendungen den Haushaltsstellen zuzuordnen, für die Arbeiten geleistet werden. Das neue Haushaltsrecht für Kommunen und kommunale Betriebe schreibt sogar vor, die Arbeiten zusätzlich nach Tätigkeiten aufzuschlüsseln.
Dies führt oft dazu, dass die Mitarbeiter mit handschriftlichen Aufzeichnungen ihre Arbeitszeiten und Maschinenzeiten notieren. Diese Aufschriebe werden anschließend in der Verwaltung zur elektronischen Weiterverarbeitung manuell erfasst. Dies ist ein enormer Zeitaufwand. Bei unleserlichen Aufschrieben muss nachgefragt werden.
Je nach Detaillierungsgrad der gewünschten Zahlen kommen so für einen 15 Personen starken Bauhof ca. 10.000 bis 20.000 Einzelrückmeldungen auf die Haushaltstellen pro Jahr zusammen!
Elektronische Erfassung
Über die elektronische Erfassung werden auftragsrelevante Daten mit wenig Zeit- und Verwaltungsaufwand gebucht und verrechnet.
Die Mitarbeiter buchen alle Daten mit mobilen Erfassungsgeräten in Echtzeit – direkt vor Ort beim Arbeiten.
Es werden Anwesenheitszeiten, Auftragsbearbeitungszeiten und Maschinenzeiten synchron gebucht und bereits bei der Erfassung korrekt zugeordnet. Die mobilen Geräte werden am PC ausgelesen und die Ergebnisse sofort berechnet.
Welche Daten können erfasst werden?
- Anwesenheits- und Pausenzeiten
- zuschlagspflichtige Zeiten (Samstag, Sonntag, Feiertag, Nacht)
- Auftragsbearbeitungszeiten und verschiedene Tätigkeiten
- zulagenpflichtige Zeiten (z.B. Erschwernis- oder Schmutzzulage)
- indirekt produktive Stunden (bauhof- und verwaltungsintern)
- unproduktive Stunden (Urlaub, Kranktage, Feiertag, Fortbildung)
- Maschinenlaufzeiten oder Maschineneinsatzzeiten
- Fahrzeugkilometer oder Fahrzeugnutzungsdauer
- Materialverbrauch
Wie funktioniert die Datenerfassung?
Alle Daten werden anhand von Barcodes erfasst. Diese werden den Mitarbeitern zur Mitnahme in Form von Listen zur Verfügung gestellt oder beim Erstellen der Auftragspapiere ausgedruckt. Die Barcodes können auch in Gebäuden oder an Maschinen angebracht werden.
Die Mitarbeiter scannen die Barcodes vor Ort mit mobilen Erfassungsgeräten. Es stehen ein Miniscanner, ein Kolonnenscanner und eine App zur Auswahl.
Alle Personalzeiten (Kommen, Gehen, Pause), Aufträge, Tätigkeiten und der Einsatz von Maschinen und Fahrzeugen können über die Handgeräte gebucht werden. Erfolgreiches Lesen wird akustisch quittiert.
Mit der Buchungs-App können die Mitarbeiter alle Auftragsbearbeitungszeiten, Personalzeiten und Kostenstellenwechsel buchen, auch wenn kein Netz verfügbar ist (offline). In diesem Fall werden die Buchungen lokal auf dem Smartphone gespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt gesendet. Die Kamera funktioniert als Barcode-Scanner, mit dem die mitgeführten Belege erfasst werden. Mit einem einzigen Buchungsgerät (Smartphone, Tablet) mit App werden die Zeiten für mehrere Mitarbeiter erfasst. Die Mitarbeiter vor Ort senden mit der App nicht nur ihre Buchungen an das Zeitwirtschaftssystem. Sie erhalten auch von dort aktuelle Informationen über die zu bearbeitenden Aufträge.
Wie verrechnet das System die Daten und stellt diese anderen Anwendungen zur Verfügung?
Die mobil erfassten Daten werden im System automatisch verrechnet – unter Berücksichtigung von gesetzlichen Bestimmungen, tarifvertraglichen Vorgaben und bauhofinternen Regelungen.
Es ist generell möglich, die verrechneten Daten an kommunale Programme oder an eine gängige Bauhofbranchen- oder Finanzsoftware (z.B. Regie 68, Ares, DVV, KIRP, INFOMA, SAP…) zu übertragen. Auch ein Rohdatenexport für die Weiterverarbeitung in Excel wird gerne genutzt.
Fazit
Durch die elektronische Erfassung direkt am Entstehungsort der Daten behalten Sie zeitnah den Überblick bei der Auftragsbearbeitung, der Kostenkontrolle und der Personalplanung und das mit wenig Zeitaufwand. Auf diese Weise sparen Sie Kosten, die Leistungen Ihres Bauhofs werden transparent und können marktgerecht optimiert werden.
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